Dans le secteur de la santé, la validation des campagnes publicitaires est soumise à des normes strictes pour garantir leur conformité aux exigences de l’ANSM et de la Charte de l’information promotionnelle. Ces régulations, essentielles pour protéger le public et prévenir toute information trompeuse ou non fondée, impliquent des contrôles rigoureux à chaque étape de création et de diffusion des campagnes.
Bien que cette approche garantit un haut niveau de sécurité et d’éthique, elle impose des processus longs et laborieux. Ceux-ci freinent bien souvent la réactivité des équipes marketing et commerciales au risque d’affecter la compétitivité des entreprises face à des marchés où l’agilité et la rapidité sont essentielles.
Les validations impliquent de multiples acteurs — scientifiques et médicaux, juristes, chargés réglementaires et enfin les pharmaciens responsables (PR) — qui doivent coordonner leurs interventions avec les équipes marketing et entre eux, examiner les contenus et vérifier leur conformité avant toute diffusion.
Dans ce contexte, optimiser la validation publicitaire signifie non seulement accélérer les processus internes, mais aussi renforcer la transparence, la traçabilité et la collaboration entre les services concernés. Voici les quatre stratégies que nous vous conseillons de mettre en place au sein de vos équipes.
Si vous utilisez toujours des outils manuels tels que les e-mails et les pochettes en papier pour valider vos contenus promotionnels alors vous perdez des informations essentielles et vous manquez de visibilité sur l’avancement des dossiers.
La digitalisation des processus est sans doute le levier le plus efficace pour accélérer le process de validation. Intégrer une plateforme de gestion documentaire permet d’automatiser les étapes de validation et de centraliser toutes les informations nécessaires au même endroit. Cela donne la possibilité à chaque intervenant de suivre en temps réel les approbations et d’ajouter des annotations.
La grande quantité d’information échangée par e-mails et les pertes d’informations sont des problèmes courants. C’est pourquoi nous avons mis au point la solution UBAQ DocPromo, un logiciel Saas qui vous permet de dématérialiser entièrement le circuit de validation des campagnes publicitaires dans l’industrie de la santé. Avec cette plateforme, chaque acteur peut accéder aux documents, les annoter, demander des modifications, ou les valider par signature électronique, réduisant ainsi les délais de la libération des documents vers la liste positive.
Pour optimiser la conformité des campagnes et accélérer leur validation, il est essentiel de doter les équipes internes de connaissances approfondies en matière de régulation publicitaire et d’utilisation des outils.
La sensibilisation des initiateurs sur la réglementation leur permet d’initier des dossiers de meilleure qualité. L'échange régulier et en temps réel, combiné à la proximité offerte par les plateformes de digitalisation entre initiateur et validateur, améliore la formation des équipes et renforce la collaboration. D’autre part, l’intervention des experts externes sous forme de sessions de formation, permet aux équipes de développer leurs compétences en la matière et d’élargir leur horizon tout en levant une partie de la pression sur les validateurs due à la nature de leur métier.
Pour simplifier les circuits de validation, il est essentiel de centraliser la gestion des dossiers et de définir des flux de validation standardisés afin de faciliter la maîtrise du processus et de réduire ainsi les délais.
De plus, des délais clairs et automatisés, encadrés par des notifications et des « watchdogs », permettent de prioriser efficacement les tâches. Enfin, adopter un outil tout-en-un, où les documents peuvent être gérés, annotés, validés et signés, facilite le suivi et encourage la collaboration en temps réel, réduisant ainsi les risques de malentendus entre les validateurs et les initiateurs.
Les équipes réglementaires et les pharmaciens responsables sont sollicités en permanence pour de multiples validations. De plus ces validations rythmées par des périodes telles que les slots de l’ANSM ou les lancements de nouveaux produits peuvent générer une surcharge sur des temps précis de l’année. Il est donc important d’anticiper ces périodes, réorganiser les emplois du temps et de prioriser les tâches tout en tenant des réunions préparatoires et de suivi avec les équipes concernées.
Définissez des KPI clairs et mesurables et évaluez-les régulièrement notamment lors des revues périodiques pour ajuster votre stratégie en cas de besoin. Voici quelques exemples :
Des solutions SaaS comme DocPromo deviennent indispensables pour mettre en place ces stratégies de digitalisation et d’automatisation des flux de validation tout en assurant une conformité rigoureuse. Ces solutions offrent notamment :
Une gestion fluide des workflows : les différents circuits de validation sont automatisés, les rôles et responsabilités de chaque utilisateur sont clairement définis, et les étapes se déroulent de manière fluide sans interventions manuelles.
Des notifications automatisées : les utilisateurs sont avertis dès qu’une action leur est requise, ce qui permet d’éviter les délais liés à l’attente de prise en charge des documents.
Une traçabilité totale : toutes les actions sont enregistrées, assurant une transparence totale et facilitant les audits internes ou externes.
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L’intégration de ces outils permet non seulement d’accélérer les processus, mais aussi de renforcer la sécurité et l’intégrité des données, offrant ainsi un avantage compétitif dans un secteur hautement régulé.
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