Mettre en place et exécuter des processus automatisés de workflow permet aux entreprises de formaliser, d’uniformiser et d’accélérer le traitement des documents et d’autres tâches. Les documents qui attendent sur le bureau des collaborateurs ou dans la boîte de réception des emails pour examen et approbation sont une cause classique de retard et de goulet d’étranglement. Le respect des normes telles que l’ISO9001 et les réglementations spécifiques à l’industrie exigent en outre que les processus soient supervisés et que les décisions restent traçables à des fins de vérification. Le traitement électronique des workflows fournit aux organisations le moyen d’exécuter les processus plus rapidement, de bénéficier d’une meilleure vision et d’une plus grande transparence, tout en assurant la conformité des éléments des pistes d’audit enregistrés automatiquement.
Le workflow est une fonctionnalité essentielle du système de gestion de documents pour le records management et la gestion de la qualité. Un système de gestion documentaire peut appliquer un traitement automatique puis archiver pour se conformer aux politiques de conservation des documents en fonction de la classe de document. Un workflow favorise également un meilleur contrôle de la gestion de version des documents du système de qualité, tels que les procédures d’exploitation standard qui exigent plus qu’un simple historique de version et un roll-back. Un workflow permet aussi la séparation entre les copies de travail et les versions officielles « released « , tout en surveillant toutes les actions qui ont été effectuées sur le document.
De nombreux systèmes de gestion documentaire envoient des notifications de tâche de workflow via un email, informant le destinataire qu’une nouvelle tâche les attend et fournissant un lien hypertexte vers le document concerné. Certains systèmes vont plus loin et permettent aux utilisateurs de stocker des documents, tels que des pièces jointes ou des emails reçus, dans le but d’initier un workflow directement à partir de leur client de messagerie.
Beaucoup de fournisseurs offrent aujourd’hui des apps mobiles pour accéder au système de gestion de documents. Certains donnent également aux utilisateurs la possibilité d’accéder au workflow, afin d’examiner et approuver les documents et les tâches routés. Certains supportent aussi une signature électronique et numérique lorsque celle-ci est nécessaire dans le cadre d’un cycle d’approbation.
Dans de nombreux cas, les tâches de workflow, telles que l’approbation d’une procédure d’exploitation standard, un contrat ou la réalisation d’une exigence d’apprentissage dans le cadre de la gestion de la qualité, doivent être signées. Un système de gestion de documents accepte la signature électronique et numérique. La différence entre les deux ? Les signatures numériques garantissent l’intégrité des données et ne peuvent pas être copiées, modifiées ou corrompues. Les signatures électroniques contiennent quant à elles des images électroniques physiquement ou logiquement attachées aux données signées. Elles sont en outre faciles à falsifier mais peuvent tout de même convenir à des usages internes.
Les systèmes de gestion de documents conçoivent et maintiennent des workflows de diverses façons. Les principales solutions fournissent des outils de conception graphique pour la construction et l’édition d’un workflow, donnant à l’administrateur un aperçu visuel du processus créé. L’édition d’un processus consiste alors à adapter le design graphique. Certains outils, cependant, nécessitent des scripts et du code et, donc, le recours au fournisseur. La plupart des outils qui possèdent des fonctionnalités de workflow donnent également un aperçu de l’état des instances de processus, comme par exemple le montant des factures en cours de traitement et l’étape de processus spécifique dans laquelle elles se trouvent.
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